A legtöbb modern vállalkozás az e-mailekre támaszkodik a kommunikáció során. Az e-mailekhez, vagy rosszabb esetben a teljes e-mail fiókokhoz való hozzáférés elvesztése pusztító hatású lehet. Az Outlook e-mailek biztonsági mentése az egyik legjobb módja annak, hogy megnyugodjon, tudva, hogy az e-mailek több helyen vannak tárolva az eszközön, és nem tűnhetnek el könnyen.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogyan készíthet biztonsági másolatot az Outlook e-mailjeiről néhány különböző módon.
Az összes Outlook e-mail biztonsági mentése és exportálása
Az összes Outlook e-mail biztonsági mentésének egyik leggyorsabb módja az integrált .pst fájlformátum használata. A Microsoft Outlook és a Microsoft Exchange kizárólag PST-fájlokat használ e-mailek, kapcsolattartási adatok és címek, valamint naptáresemények tárolására. A statikus PST-fájl biztonsági másolatként használható az aktuális Outlook e-mailjeihez és kapcsolatfelvételi adataihoz, és az Outlook offline állapotban is hozzáférhet hozzá.
Így készíthet biztonsági másolatot e-mailjeiről .pst fájlba:
- Nyissa meg az Outlook programot, majd nyomja meg a „Fájl” gombot.
- A menüben válassza a „Megnyitás és exportálás” lehetőséget.
- Kattintson az „Importálás/Exportálás” gombra.
- A rendszer visszatér a fő Outlook képernyőre, és megjelenik az Import/Export varázsló, amely végigvezeti Önt az exportálási folyamaton.
- A varázslóban válassza ki az „Exportálás fájlba” lehetőséget a listából, majd kattintson a „Tovább” gombra.
- Válassza az „Outlook adatfájl (.pst)” lehetőséget, amikor a rendszer felkéri a fájltípus kiválasztására, majd kattintson a „Tovább” gombra.
- Ezután a rendszer felkéri, hogy válassza ki az exportálandó mappákat. Kiválaszthatja e-mail fiókját a hozzá tartozó összes mappa exportálásához, beleértve a névjegyeket és a naptáradatokat. Kattintson a „Tovább” gombra, ha elégedett a választásával.
- Válassza ki a cím elérési útvonalát, ahová a biztonsági másolatot menti. Jegyezze meg az elérési utat, hogy később hozzáférhessen.
- Célszerű megváltoztatni a fájl nevét (az elérési út utolsó része). Alapértelmezés szerint ez a „backup.pst”.
- Ha a biztonsági mentési fájlt az alapértelmezett elérési útra menti, válassza ki, hogy szeretne-e ismétlődő elemeket.
- (Opcionális) A „Vissza” gombbal visszaléphet az előző párbeszédpanelek bármelyikéhez, esetleg a mappakiválasztás megváltoztatásához.
- Nyomja meg a „Befejezés” gombot az exportálási folyamat elindításához.
- Az Outlook jelszó létrehozására kéri. Ez biztonsági okokból fontos lehet, de nem kell jelszót megadnia.
- A kicsomagolt fájlt a fájl elérési útjához megadott helyen találhatja meg. Most már áthelyezheti vagy másolhatja a fájlt máshová.
Az exportált Outlook e-mailek elérése
Miután exportálta a fájlokat, felmerülhet a kérdés, hogyan érheti el őket később. Az Outlook megkönnyíti a biztonsági másolatok megnyitását és az e-mailek visszaállítását a mentett időpontra. A következőket kell tennie:
- Keresse meg a biztonsági másolat fájlt. Jegyezze fel a helyét és a fájl elérési útját.
- Nyissa meg az Outlookot.
- Nyomja meg a „Fájl” gombot, majd kattintson a „Megnyitás és exportálás” gombra.
- A jobb oldali menüben válassza az „Open Outlook Data File” lehetőséget.
- Ezzel megnyílik a File Explorer. Menjen a biztonsági másolat fájlhoz. Kattintson rá, majd válassza a „Megnyitás” lehetőséget.
- A rendszer visszatér az Outlook főképernyőjére.
- A bal oldali navigációs menüben görgessen lefelé, amíg meg nem jelenik az „Outlook adatok” felirat. Ez a kategória a biztonsági mentési fájlból letöltött elemeket tartalmazza.
- A kategória megőrzi az eredeti formázási és mapparendszereket.
- Az e-maileket húzással más fájlokba helyezheti át.
Mostantól hozzáférhet a mentett e-mailjeihez.
Hogyan lehet gyorsan elmenteni egyetlen Outlook e-mailt
Néha nem akarja elmenteni az összes e-mailt és újra megnyitni az Outlookot, amikor csak egy vagy néhány konkrét e-mailre van szüksége. Szerencsére van néhány gyors megoldás egyetlen e-mail mentésére az Outlookból.
1. módszer – Közvetlen mentés egy mappába
- Nyissa meg az Outlookot.
- Nyissa meg a Fájlkezelőt, és navigáljon oda, ahová menteni szeretné az e-mailt. Előfordulhat, hogy az Outlookot és a File Explorert is ablakos módba kell helyeznie, és át kell helyeznie őket a könnyebb hozzáférés érdekében.
- Húzza a menteni kívánt e-mailt az Outlookból a mappába.
- Az Outlook automatikusan „Outlook elem” formátumban tárolja az e-mailt.
- Kattintson duplán a mentett e-mailre, hogy megnyissa az Outlookban.
2. módszer – Mentés TXT vagy HTML formátumban
- Nyissa meg a menteni kívánt e-mailt az Outlookban.
- Válassza a „Fájl”, majd a „Mentés másként” lehetőséget.
- Megjelenik a File Explorer. Válassza ki azt az elérési utat, ahol az e-mailt tárolni szeretné. A File Explorer alján kattintson a „Mentés típusként” melletti nyílra. Válassza a „Csak szöveg” lehetőséget, ha .txt formátumba szeretné menteni, vagy a „HTML” lehetőséget, ha .html fájlként szeretné menteni az e-mailt.
- Mentés után az e-mail elérhető a szövegszerkesztővel (például a Jegyzettömbbel), ha .txt formátumban van, vagy a böngészőjével, ha .html formátumban van mentve.
Az e-mail ilyen módon történő mentése nem őrzi meg a mellékleteket, ezért feltétlenül töltse le, szükség szerint nevezze át, és mentse el az e-mail mellé későbbi eléréshez.
3. módszer – Kép mentéséhez használja a Képernyőfelvételt
Képernyőrögzítő szoftverrel is mentheti az e-mail tartalmát képként. Ez a módszer hasznos lehet az e-mailek tartalmára való hivatkozáshoz más kommunikációs formákban, mivel a képek könnyen rögzíthetők e-mailekhez és egyéb üzenetekhez.
Ha Windowst használ, az újabb verziók előre telepített képernyőrögzítő szoftverrel rendelkeznek, amelyek a Snipping Tool (régebbi eszközökön) és a Snip & Sketch nevet viselik. Másik megoldásként használhatja a Print Screen gombot a billentyűzeten, majd beillesztheti a képet a Paintbe.
Mac eszközök esetében a folyamat hasonló. Használja a Ctrl + Command + 4 billentyűparancsot az integrált képernyőrögzítés funkció megnyitásához, majd a mentéshez húzza a kijelölő szálkeresztet az e-mail feletti területre.
Linux esetén számos letölthető képernyőrögzítő szoftver található, amelyek segítségével az e-mailt képként lehet menteni. Alternatív megoldásként a GNOME-alapú modellek beépített Képernyőkép segédprogrammal rendelkeznek az Alkalmazások > Kellékek menüben. Egyes Linux OS verziók reagálnak a Print Screen gombra a billentyűzeten, hasonlóan a Windows rendszerekhez.
Hogyan exportálhatom az összes e-mail címet az Outlookban?
Ha exportálni szeretné névjegylistáját (amely a névjegyek e-mail címét és egyéb információkat tartalmazza), az e-mailek exportálásához hasonló lépéseket hajthat végre. A kapcsolattartási adatok azonban más, felhasználóbarátabb fájlformátumban is tárolhatók, és Excelben megnyithatók a gyors manipuláció és szerkesztés érdekében. A következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlookot.
- Válassza a Fájl > Megnyitás és exportálás > Importálás/exportálás parancsot.
- Az Import/Export varázslóban válassza a „Mentés fájlként” lehetőséget.
- Válassza a „Vesszővel elválasztott értékek (.csv)” lehetőséget, amikor a rendszer kéri a fájltípus kiválasztására.
- A mappaválasztó menüben válassza ki a fiókja alatt található „Kapcsolatok” mappát.
- Erősítse meg a fájl elérési útját, vagy módosítsa szükség szerint. Nevezze el a fájlt a kívánt módon.
- Nyomja meg a „Befejezés” gombot az exportálási folyamat elindításához.
- Az Import/Export párbeszédablak bezárul, amikor a folyamat befejeződött.
Az exportált .csv fájl Excelben nyitható meg. Megjelenik egy nagy táblázat elérhetőségi adatokkal. Valószínűleg sok üres cellája lesz, és ez teljesen normális. Az Excel segítségével szerkesztheti az adatokat, bár további tartalom hozzáadása olvashatatlanná teheti az Outlook számára, ha később importálnia kell a fájlt.
Ezt a fájlt egy másik eszközön vagy e-mail szolgáltatáson is használhatja kapcsolati adatok importálásához.
Hogyan menthetek több Outlook e-mailt a számítógépemre?
Ha egyszerre több e-mailt szeretne menteni, de nincs szüksége a teljes e-mail-könyvtárra, akkor lehetőség van néhány e-mail egyidejű mentésére. A következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlookot.
- Válassza ki a menteni kívánt e-maileket. Tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson az e-mailekre, hogy egyenként jelölje ki őket, vagy tartsa lenyomva a Shift billentyűt az e-mailek kötegének kiválasztásához az első és a második kattintás között.
- Válassza a Fájl > Mentés másként menüpontot.
- A párbeszédpanelen lépjen arra a mappára, amelybe menteni szeretné az e-maileket, nevezze el a fájlt tetszés szerint, és válassza a „Csak szöveg” formátumot a mentéshez.
- Az Outlook az összes kiválasztott e-mailt egyetlen .txt fájlba menti. A szövegszerkesztővel érheti el őket.
Ha külön .txt fájlba szeretné menteni őket, minden egyes e-mailt külön kell mentenie. Az online elérhető további Outlook-bővítmények kibővíthetik ezt a funkciót, így az e-maileket külön .txt vagy más fájlformátumokba menthetik.
Új megjelenés az Outlookban
Az Outlook integrált exportálási funkciójával biztonsági másolatot készíthet az e-mailekről, és visszaállíthatja azokat arra az esetre, ha elveszítené a hozzáférést e-mail fiókjához, akár elveszett jelszó vagy feltörés miatt. Mivel az online kommunikáció annyira elterjedt, néhány percet szán az e-mailek rendszeres biztonsági másolatára, így megkímélheti az elveszett fájlokkal kapcsolatos fejfájástól.
Milyen gyakran exportál Outlook e-maileket? Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.
